Mudanças na tecnologia das empresas sempre afetam largamente o desempenho de um negócio. Mais do que nunca, a tecnologia da informação tem um papel fundamental na sua atuação, não apenas pela TI convencional, mas também pelo fenômeno da Shadow IT— também chamado de “TI Invisível”.

O termo pode parecer um pouco estranho à primeira vista, mas seu significado é bem intuitivo depois de você compreendê-lo. Mas, para aplicar esta ideia em seu empreendimento, você precisa entender não só como ela funciona, mas também como ela se relaciona à TI convencional, que não vai desaparecer de nenhuma empresa.

Quer aprender mais sobre a Shadow IT? Então, continue lendo este post e saiba mais.

Como definir a TI Convencional?

Para muitos, essa é uma questão simples. A Tecnologia da Informação usada nas empresas é aquela oficial e formalizada, cujos procedimentos estão dentro do protocolo. Em outras palavras, são os processos de TI que já passaram pela mão da sua equipe, e a empresa sabe que seus colaboradores usam.

Esse é o modelo mais comum para a maioria dos negócios, pois permite que a gestão organize processos e busque as ferramentas mais adequadas para cada tarefa. É o caso dos servidores da empresa, CRMs e outros softwares de gestão comuns em médios e grandes negócios.

E o que seria Shadow IT?

Uma TI “invisível”, na prática, são todas as ferramentas utilizadas pela sua equipe, mas que não constam em nenhum tipo de protocolo formal da empresa. Se você precisa organizar sua agenda e utiliza um site como “organiza-tarefas.com”, com dados em nuvem, então já está exercitando a TI invisível no seu dia a dia.

Como você pode notar, essa forma de TI é muito mais um fenômeno do que um tipo de tecnologia específico. É apenas o resultado da maior acessibilidade de diversos recursos digitais, em especial por meio da internet.

Se você precisa de uma ferramenta para melhorar sua performance, é possível pesquisar por conta própria e encontrar uma opção em poucos minutos. Naturalmente, tais soluções não precisam passar pela aprovação de nenhum profissional de TI da empresa.

Porém, quando falamos de uma grande organização, esse fenômeno possui seus prós e contras. O seu trabalho, aqui, é justamente maximizar os benefícios e lidar com os malefícios de forma eficiente.

Quais são seus efeitos positivos?

Menor tempo de implementação de soluções

A burocracia envolvida em certas partes do negócio pode, facilmente, atrasar a correção de problemas. Para algumas áreas, vale a pena esperar por uma solução definitiva. Mas, em outros setores, cada segundo perdido é precioso.

Diante disso, muitos profissionais recorrem às soluções de Shadow IT para melhorar a própria performance no dia a dia. Dependendo do contexto, esse nível de autonomia é praticamente obrigatório.

Viabilização de inovações

Outra consequência positiva é que, com menos empecilhos para a implementação de soluções, cada setor tem mais liberdade para inovar em seus processos.

Considerando como o mercado está competitivo em todos os níveis, cada nova solução aplicada contribui para a construção de um diferencial. E nada impede que este recurso seja formalizado e generalizado para toda a empresa.

Ciclo de gestão mais eficiente

A renovação do ciclo de gestão em um negócio influencia o tempo de espera para implementar inovações em sua organização. Quanto mais passos estiverem envolvidos nesse ciclo, mais você terá que esperar para fazer qualquer mudança.

Se não houver sempre uma fiscalização direta sobre esse processo, é possível eliminar boa parte da burocracia e tirar maior proveito dessas novas soluções imediatamente.

E os efeitos negativos?

Vulnerabilidade de dados

Justamente por ser mais livre, a Shadow IT tende a ser mais vulnerável a inovações, sequestro de dados, entre outros fatores. Se a ferramenta escolhida não possui bons protocolos de proteção, haverá mais uma porta para o invasor adentrar o sistema da empresa.

Desalinhamento de processos

A informalidade da TI invisível também pode prejudicar o trabalho conjunto de vários setores. Quando as peças do sistema não se encaixam direito, as chances de falha são bem maiores, o que pode atrasar, ainda mais, a execução de algumas tarefas. Flexibilidade é importante, mas seu negócio ainda precisa funcionar como um todo.

Como usar essas diferenças a seu favor?

Faça o monitoramento da rede

Monitorar as atividades da sua rede é procedimento padrão de segurança em qualquer empresa. Porém, quando há mais liberdade proporcionada pela Shadow IT, esse cuidado deve ser redobrado.

Tenha alertas para entrada de dispositivos desconhecidos, um firewall sempre ativo e, ao menos, algumas alternativas de ação caso alguém consiga invadir o sistema do seu negócio.

Priorize a correção de ameaças

Lidar com e-mails potencialmente infectados com vírus, malwares e outras ameaças é uma das prioridades do setor de TI Convencional. Porém, mais uma vez, é necessário ter atenção redobrada quando há softwares e sistemas fora do seu controle.

Mesmo a menor das ameaças pode adquirir proporções consideráveis por meio desses sistemas menos monitorados. O ideal é sempre eliminar tais problemas antes que adquiram grandes proporções.

Tenha uma política de restrição de acesso

Os cadastros de acesso da sua empresa são a primeira camada de proteção para a maior parte de suas informações. Senhas, criptografia e checagem dupla são apenas algumas das ferramentas disponíveis para aumentar os níveis de segurança.

Sempre que sua rede oferecer a liberdade de aplicar a Shadow IT, tenha uma política para restringir acessos e evitar que certas aplicações prejudiquem seu sistema.

Formalize os processos mais produtivos

Falando um pouco dos aspectos positivos da TI invisível, é sempre possível integrá-la aos esforços da TI convencional para otimizar os processos tecnológicos da empresa.

Digamos, por exemplo, que um setor tenha aplicado uma ferramenta gratuita em seu dia a dia e se tornado mais produtivo. Com uma análise rápida, a equipe de TI estuda aumentar a escala desta solução para outros setores, desenvolve um planejamento e a distribui para outras áreas, que também se tornam mais eficientes.

Agora que você entende a relação entre Shadow IT e TI convencional, pode usar as duas para melhorar seu desempenho. Se quiser continuar acompanhando nossas informações, é só curtir nossa página no Facebook e ficar sempre por dentro das novidades!